Cómo evitar un descuadre de caja de un bar

¡Hola Hosteler@s! Gestionar un bar no es tarea sencilla. Uno de los grandes problemas que se pueden presentar es el descuadre de caja. Es algo que puede ocurrir con frecuencia pero que hay que intentar solucionar cuanto antes. Sobre todo, si se convierte en una situación recurrente y habitual.

Si no se aborda correctamente las cuentas no cuadrarán a final de mes. Y lo que es más importante, seguramente eso supondrá un problema para conseguir el equilibrio económico que se necesita.

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¿Qué son los descuadres de caja?

Cuando hablamos del descuadre de caja se refiere a la diferencia entre el dinero en efectivo registrado en la caja registradora al final de un turno y la cantidad real de dinero presente.

Básicamente cuando vas a cerrar la caja diaria de un bar y esperas que el dinero que haya es el que debería haber no es así. Y esto es un problema, sobre todo si es algo habitual.

Obviamente parece que el problema es menor si el descuadre de caja es positivo a si es negativo.

Si es positivo significa que hay más dinero en la caja del que debería haber. Si es negativo hablamos de lo contrario: falta dinero.

La gravedad del asunto dependerá de:

• Si es algo habitual que ocurre con frecuencia.

• Del monto total de dinero descuadrado.

Un descuadre de caja es una señal de que algo no está funcionando correctamente en la gestión financiera diaria del bar.

Puede derivar en un mal control de las cuentas y también una pérdida de confianza con tu equipo.

¿Por qué se descuadra una caja?

Existen múltiples razones por las que una caja puede descuadrarse en un bar.

Así que el primer paso es siempre identificar cuál de ellas es para poner solución.

Las principales causas de un descuadre de caja son:

Los errores humanos

El error humano suele ser el primero de los motivos. Un descuido, una vuelta mal dada, introducir mal los datos a la hora de hacer el ticket y similares.

Si es esporádico no habría que preocuparse. Lo malo es cuando es habitual y recurrente.

Falta formación de tu equipo

A veces ocurre que tu personal no sabe utilizar correctamente el sistema de caja. Si has cambiado recientemente el sistema quizás sea bueno que dediques un tiempo a comprobar que tu equipo sabe cómo funciona perfectamente.

Fallos en el sistema del punto de venta (POS)

Los sistemas de punto de venta (POS) son herramientas esenciales para la gestión de un bar, pero no están exentos de fallos.

Un error técnico en el sistema puede provocar que algunas transacciones no se registren correctamente, lo que puede llevar a un descuadre de caja.

Además, si el sistema no está sincronizado adecuadamente con el inventario, puede ser difícil identificar si el descuadre es el resultado de un error en la caja o de un problema de inventario.

Pequeños hurtos

Si el descuadre de caja es habitual el problema puede estar en que no es un error, sino algo intencionado.

Es decir, que alguien de tu equipo o externo esté aprovechando para quedarse con pequeñas cantidades. Sobre todo, si el descuadre es siempre en negativo, claro.

Si esto es lo que ocurre es fundamental investigar con discreción hasta encontrar donde está la oveja negra.

Diferencias en el cambio de turno

En los bares suele haber turnos de trabajo y a veces en los cambios durante el día se dan descuadres importantes.

Cómo solucionar el descuadre de caja de tu bar

Identificar un descuadre de caja es solo el primer paso; lo realmente importante es saber cómo solucionarlo.

Veamos algunas de las estrategias adecuadas para conseguirlo:

Implantar procedimientos estrictos y claros

La implementación de procedimientos claros y estrictos es fundamental para evitar descuadres de caja.

Esto incluye establecer reglas claras sobre cómo deben registrarse las ventas, cómo debe manejarse el efectivo y cómo deben realizarse los cambios de turno.

Forma a tu personal

Como ya te hemos comentado es fundamental que tu personal sepa utilizar bien todos los equipos y el sistema de cobro a la perfección.

Revisa tu POS

Si crees que el problema puede estar en el sistema de punto de venta lo mejor será revisarlo y comprobar si algo está fallando.

Haz auditorías regulares

Si el problema es persistente hay que hacer alguna auditoría regular. Incluso existen empresas externalizadas que ayudan en esta cuestión.

Se trata de ver que todo funciona bien, hacer controles cada poco tiempo para identificar en qué momento se hace el descuadre de caja, etc.

Las auditorías también pueden disuadir el hurto interno, ya que el personal sabe que sus acciones están siendo vigilados.

Confiar en tu equipo

Fomentar la responsabilidad en tu equipo es fundamental. Esto evitará el problema de los pequeños robos de cantidades y la responsabilidad hacia tu local.

Para conseguir esto hay que intentar cuidar a tus empleados, en todos los aspectos. En lo laboral, en lo económico, en lo personal…

Conseguir evitar los descuadres de caja y saber solucionarlo es fundamental para que las cuentas cuadren cada mes.

Añadiendo métodos de pago adecuados también evitará estos descuadres de caja que principalmente se dan cuando hablamos del dinero en metálico.